Що таке витребування архівних документів?
Витребування архівних документів — це офіційне отримання копій або витягів з архівних фондів, державних установ чи органів РАЦС, коли оригінал документа втрачено, зіпсовано або його необхідно отримати повторно. Найчастіше мова йде про свідоцтва про народження, шлюб, зміну прізвища, трудові довідки, довідки про освіту, довідки про стаж тощо.
Такі документи потрібні у випадках, коли їх вимагають державні установи України або іноземні органи при оформленні легалізації, апостиля, громадянства, пенсійних виплат, навчання чи возз’єднання сім’ї за кордоном.
Коли витребування необхідне
- Документ був втрачений або пошкоджений.
- Документ оформлювався багато років тому, і немає копій.
- Потрібна офіційна копія, яка приймається держустановами.
- Документ виданий в іншому місті або країні, а ви перебуваєте не там.
- Потрібно підготувати документи для подання за кордон (з перекладом, апостилем чи легалізацією).
Хто має право отримати архівний документ
Право на витребування мають:
- особа, на яку цей документ був виданий;
- її близькі родичі (підтверджується документами родинного зв’язку);
- представник за нотаріальною довіреністю.
Якщо документ потрібно отримати для оформлення за кордоном, найчастіше запит робиться дистанційно через уповноваженого представника — це дозволяє не їхати в інше місто чи країну.
Приклад ситуації
Жінці потрібно підтвердити зміну прізвища після укладення шлюбу для оформлення навчання за кордоном. Оригінал свідоцтва про шлюб був втрачений. У такому випадку вона замовляє витребування повторного свідоцтва, після чого документ перекладається і проходить апостиль або легалізацію залежно від країни.
Де можна отримати документ
- РАЦС — якщо документ стосується актових записів (народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть).
- Державний архів — якщо документ старий або зберігається у фондах архівних установ.
- Освітні установи / архіви підприємств — якщо потрібні довідки про навчання або трудовий стаж.
Якщо документ потрібно витребувати з іншої країни колишнього СРСР (наприклад, Грузія, Казахстан, Узбекистан), можливе оформлення запиту через консульські установи або уповноважене бюро перекладів.
Переклад і нотаріальне засвідчення
Отриманий документ у більшості випадків потрібно перекласти українською або мовою країни подання. Бюро перекладів виконує:
- звичайний переклад;
- нотаріальне засвідчення перекладу;
- присяжний переклад (за вимогою іноземних установ).
Апостиль або легалізація
Якщо документ подається за кордон:
- країни Гаазької конвенції — потрібен апостиль;
- країни, які не приймають апостиль (наприклад, ОАЕ, Канада до 2024 року, Кувейт) — потрібна повна консульська легалізація.
Чи можна оформити витребування дистанційно
Так. Усі етапи — від подання запиту до пересилання документа — можуть бути виконані без особистої присутності. Потрібні лише скан-копії документів і, за потреби, нотаріальна довіреність.
Хто може допомогти
Центр мовних перекладів «Інтер» супроводжує процес витребування документів в Україні та з-за кордону, забезпечує переклади, нотаріальне засвідчення, апостиль або легалізацію і надсилає документи клієнту у зручний спосіб.
Покрокова інструкція: як замовити витребування документа
- Зверніться до нас та повідомте, який документ потрібен і для яких цілей.
- Надайте скан-копії паспорта та інших необхідних документів.
- За потреби оформіть нотаріальну довіреність (ми підкажемо формулювання).
- Ми подаємо запит до відповідної установи або архіву.
- Після отримання документа виконуємо переклад, нотаріальне засвідчення, апостиль або легалізацію.
- Передаємо готові документи у зручний спосіб: у відділення, в офіс або кур’єром.
Замовити послугу ви можете онлайн: звернувшись до нас в будь-якому месенджері, або за телефоном:
Україна: +38(067) 317 86 48
Львів: +38(067) 807-32-33
Тернопіль: +38(067) 351-55-21
Луцьк: +38(067) 138-00-05
Івано-Франківськ: +38(067) 453-33-80
Хмельницький: +38(067) 300-36-12
Якщо ви у Львові, Тернополі, Луцьку, Івано-Франківську або Хмельницькому, ви можете здійснити замовлення в наших офісах:
Львів, Дорошенка, 23
Львів, Під Дубом, 8
Тернопіль, Брюкнера, 2
Тернопіль, Богдана Хмельницького, 9а
Луцьк, Винниченка, 26а
Івано-Франківськ, Лепкого, 44
Хмельницький, Подільська, 58
